Le classement des papiers peut être une énorme source de stress si on ne s’y prend pas régulièrement. Mais ça ne suffit pas toujours, il faut de la technique. Voici quelques conseils qui pourront aider ceux qui sont confrontés à ce problème.
Dédier un emplacement à ses papiers
Cela semble évident, mais ça a beaucoup d’importance. En effet, si les papiers sont dispersés dans le placard de l’entrée, dans le salon, dans le buffet de la cuisine, dans le tiroir de la table de nuit, on aura du mal à s’y retrouver, tant pour trouver un document, tant pour ranger les autres. Pour les sortir, on doit faire le tour de tous ces endroits, et le cycle recommence indéfiniment. Il est donc conseillé de tout mettre ensemble. Un coin du bureau, un placard spécifique, des étagères vides font parfaitement l’affaire. Par contre, il vaut mieux éviter le garage, le grenier et toute autre pièce de ce genre, parce que l’humidité et les insectes réduiront les efforts à néant en un rien de temps.
Une catégorie par rangement
Après qu’on ait déterminé à quel endroit on va ranger ses papiers, il est temps de penser à l’organisation interne de l’endroit en question. Les classeurs, les boîtes et les pochettes sont les outils indispensables pour ça. Le mieux, ce sont les boîtes à archives en carton dans laquelle on peut regrouper les pochettes. Par exemple, on peut créer une boîte à archives Factures dans laquelle on va mettre une pochette pour les factures d’eau, une pour les factures d’électricité, une pour les factures de téléphone et d’internet, une pour les grosses factures qui sont à garder pour les garanties. Pour retrouver facilement la pochette qu’on cherche, il n’y a qu’à écrire le nom de la pochette sur la boîte, avec les dates correspondantes. Cela évite de devoir sortir toutes les pochettes.
Choisir le bon ordre de tri
Pour s’y retrouver facilement et ne pas perdre de temps lorsqu’on cherche un document précis, il est recommandé de les ranger par ordre chronologique, au lieu de l’ordre alphabétique qui n’est pas vraiment pratique. L’astuce, c’est de faire des petits tas de factures et on commence à les trier par date ! C’est un peu fastidieux, mais avec l’habitude, c’est beaucoup plus facile. Il est aussi conseillé de mettre le plus ancien document au fond du carton et de rajouter le plus récent chaque fois sur le dessus, toujours pour gagner du temps.
Miser sur le numérique
Pour éviter de trier tous ses documents à la main, mais également pour utiliser moins de papier, on peut opter pour les versions numériques de ses documents. En plus, beaucoup d’organismes le proposent. Il suffit de se créer un compte et de préciser dans les conditions que l’on veut recevoir ses documents numérisés. Attention cependant, plupart des sites ne conservent longtemps les documents en ligne. Il vous faut les télécharger depuis le site directement sur son ordinateur, son smartphone ou sa tablette.
Faire appel à un prestataire en assistance administrative
Si vraiment on ne se sent pas de taille pour affronter les étapes du rangement de ses papiers, le plus simple, c’est de recourir aux services d’un professionnel en assistance administrative qui intervient dans le cadre du service à la personne. Cela offre l’avantage de se sentir moins seul, ce qui n’est pas rien. En plus des techniques de rangement, on peut bénéficier de précieux conseils en matière de relation avec l’administration, les banques, les collectivités et les assurances. De plus, cette option ouvre droit à un crédit ou une réduction d’impôt.